Politica de confidentialitate

POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE, GDPR ȘI COOKIES

1. Introducere

Protejarea datelor cu caracter personal reprezintă o prioritate pentru Topone SRL.

Prezenta Politică de Confidențialitate explică modul în care colectăm, utilizăm, stocăm, protejăm și, atunci când este necesar, transmitem datele personale ale persoanelor care vizitează website-ul nostru sau achiziționează produse.

Politica este elaborată în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția datelor cu caracter personal (GDPR), Legea nr. 190/2018 și Legea nr. 506/2004, în măsura aplicabilității acestora.

Prin utilizarea website-ului, vizitatorii pot consulta această politică. Simpla accesare a website-ului nu reprezintă consimțământ pentru toate operațiunile de prelucrare a datelor.

2. Identitatea operatorului de date

Operatorul de date cu caracter personal este:

Topone SRL

Sediu social: [ADRESA COMPLETĂ – DE COMPLETAT], Dumbrăveni, județul Suceava, România
CUI: [DE COMPLETAT]
Număr Registrul Comerțului: [DE COMPLETAT]
Email: marioarap419@gmail.com
Telefon: [DE COMPLETAT]
Website: www.Topone.ro

Pentru întrebări privind prelucrarea datelor personale sau exercitarea drepturilor GDPR, ne puteți contacta la adresa de email menționată.

Datele de contact ale responsabilului cu protecția datelor, dacă desemnarea acestuia este obligatorie sau a fost realizată voluntar: [DE COMPLETAT, DACĂ ESTE CAZUL].

3. Categoriile de date personale colectate

În funcție de interacțiunea cu magazinul online, putem prelucra următoarele categorii de date:

Date de identificare și contact:

Nume și prenume;
Număr de telefon;
Adresă de email;
Adresă de livrare;
Alte informații furnizate voluntar pentru executarea comenzii.

Date referitoare la comenzi:

Produsele comandate;
Cantitățile și prețurile;
Numărul și data comenzii;
Statusul comenzii;
Modalitatea de plată;
Informații privind livrarea, returul și reclamațiile.

Date tehnice:

Adresa IP;
Tipul browserului;
Tipul dispozitivului;
Date tehnice privind accesarea website-ului;
Informații generate prin cookie-uri și tehnologii similare, în măsura utilizării acestora.

Date de comunicare:

Mesajele transmise către serviciul de suport;
Informațiile comunicate în cadrul apelurilor telefonice;
Istoricul interacțiunilor privind comenzile.

În cazul înregistrării apelurilor telefonice, dacă această funcționalitate este utilizată, vom informa persoanele vizate despre scop, temei juridic, durata de păstrare și drepturile aplicabile.

Situația înregistrării apelurilor: [DE VERIFICAT ȘI COMPLETAT].

Nu solicităm în mod obișnuit date din categorii speciale, precum informații medicale, convingeri religioase sau date biometrice.

4. Scopurile și temeiurile juridice ale prelucrării

Prelucrăm datele personale numai pentru scopuri determinate și în baza unui temei juridic aplicabil.

4.1. Preluarea și procesarea comenzilor

Folosim datele furnizate pentru înregistrarea comenzilor, verificarea informațiilor, confirmarea comenzilor, pregătirea produselor și livrarea acestora.

Temei juridic: Art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR – executarea unui contract sau efectuarea demersurilor precontractuale la solicitarea persoanei vizate.

4.2. Confirmarea telefonică a comenzilor

Putem contacta telefonic clienții pentru verificarea comenzilor, corectarea adreselor și clarificarea detaliilor necesare livrării.

Aceste apeluri au scop operațional și nu reprezintă automat comunicări publicitare.

Temei juridic: Art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR, în măsura în care comunicarea este necesară pentru contract.

4.3. Livrarea produselor

Transmitem datele necesare centrelor de fulfillment, firmelor de curierat și altor parteneri implicați în pregătirea și livrarea comenzilor.

Temei juridic: Art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR.

4.4. Obligații fiscale și contabile

Prelucrăm și păstrăm datele necesare emiterii documentelor fiscale, evidențelor contabile și respectării obligațiilor legale.

Temei juridic: Art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR – îndeplinirea unei obligații legale.

4.5. Relații cu clienții și reclamații

Utilizăm datele pentru soluționarea solicitărilor, reclamațiilor, retururilor și problemelor privind produsele.

Temei juridic: Art. 6 alin. (1) lit. b), c) sau f) GDPR, după natura solicitării și scopul concret al prelucrării.

Interesele legitime urmărite pot include administrarea relației cu clienții, prevenirea fraudelor și apărarea drepturilor societății, în urma unei evaluări corespunzătoare.

4.6. Marketing și publicitate

Dacă utilizăm comunicări comerciale prin email, SMS sau alte canale electronice, acestea vor fi transmise numai în condițiile permise de legislația aplicabilă.

Atunci când este necesar, vom solicita consimțământul prealabil al destinatarului.

Consimțământul pentru marketing este separat de acceptarea Termenilor și Condițiilor și nu reprezintă o condiție pentru cumpărarea produselor.

Persoanele vizate se pot opune oricând marketingului direct.

Instrumente și canale de marketing utilizate: [DE COMPLETAT DUPĂ CONFIGURAREA MAGAZINULUI].

5. Furnizarea datelor personale

Anumite date sunt necesare pentru plasarea și executarea comenzilor.

De exemplu, numele, numărul de telefon și adresa de livrare pot fi necesare pentru identificarea clientului, confirmarea comenzii și predarea coletului.

Refuzul furnizării datelor obligatorii poate face imposibilă procesarea sau livrarea comenzii.

Furnizarea datelor pentru marketing și cookie-uri neesențiale este opțională.

6. Cui putem transmite datele personale

Pentru desfășurarea activității comerciale, datele pot fi comunicate, în limita necesității, următoarelor categorii de destinatari:

Centre de depozitare, pregătire și ambalare a comenzilor;
Firme de curierat și transport;
Furnizori ai platformei de comerț electronic;
Furnizori de găzduire web și servicii IT;
Furnizori de servicii de comunicare telefonică și suport;
Furnizori de servicii contabile și fiscale;
Furnizori de servicii de analiză și publicitate, dacă sunt utilizați legal;
Autorități publice, atunci când există o obligație legală.

Partenerii primesc numai datele necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor lor.

În funcție de rolul juridic al fiecărui partener, acesta poate acționa ca persoană împuternicită de operator sau ca operator independent.

Atunci când este necesar, încheiem acorduri privind prelucrarea datelor conform art. 28 GDPR.

Lista furnizorilor efectiv utilizați și rolurile lor: [DE COMPLETAT DUPĂ IDENTIFICAREA SERVICIILOR].

7. Transferuri internaționale de date

Unele servicii tehnologice utilizate de magazin pot implica prelucrarea datelor în afara Spațiului Economic European.

În cazul unor astfel de transferuri, Topone SRL va respecta cerințele GDPR privind transferurile internaționale, inclusiv utilizarea unei decizii de adecvare, a clauzelor contractuale standard sau a altor mecanisme legale aplicabile.

Simplul fapt că produsele sunt importate din China nu înseamnă automat că datele clienților sunt transferate către furnizorii chinezi.

Țările, furnizorii, mecanismele de transfer și garanțiile aplicabile: [DE VERIFICAT ȘI COMPLETAT].

Persoanele vizate pot solicita informații despre garanțiile aplicabile transferurilor internaționale la adresa marioarap419@gmail.com.

8. Durata de păstrare a datelor

Datele personale sunt păstrate numai atât timp cât este necesar pentru scopurile în care au fost colectate sau pentru respectarea obligațiilor legale.

Criteriile de stabilire a perioadelor de păstrare includ:

Durata necesară procesării și livrării comenzilor;
Termenele legale de păstrare a documentelor fiscale și contabile;
Durata necesară gestionării retururilor și garanțiilor;
Termenele de prescripție aplicabile eventualelor litigii;
Durata consimțământului pentru marketing, dacă acesta este utilizat;
Necesitatea securității și a prevenirii fraudelor.

Datele care nu mai sunt necesare sunt șterse, anonimizate sau arhivate în condițiile legii.

Perioadele concrete de retenție pentru baza de comenzi, CRM, apeluri, marketing, jurnale tehnice și copii de siguranță: [DE COMPLETAT PE BAZA SISTEMELOR UTILIZATE].

9. Drepturile persoanelor vizate

Conform GDPR, persoanele vizate beneficiază, în condițiile prevăzute de regulament, de următoarele drepturi:

Dreptul de acces: posibilitatea de a solicita confirmarea prelucrării datelor și informații despre acestea.

Dreptul la rectificare: posibilitatea de a solicita corectarea datelor inexacte sau completarea datelor incomplete.

Dreptul la ștergere: posibilitatea de a solicita ștergerea datelor în cazurile prevăzute de lege.

Dreptul la restricționare: posibilitatea de a solicita limitarea prelucrării în anumite situații.

Dreptul la portabilitate: posibilitatea de a primi anumite date într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat.

Dreptul la opoziție: posibilitatea de a se opune anumitor prelucrări, inclusiv marketingului direct.

Dreptul de retragere a consimțământului: atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, acesta poate fi retras oricând, fără afectarea legalității prelucrării anterioare.

Drepturi privind deciziile automate: protecția prevăzută de art. 22 GDPR în situațiile aplicabile.

Pentru exercitarea drepturilor, solicitările pot fi trimise la:

marioarap419@gmail.com

Vom răspunde fără întârzieri nejustificate, de regulă în cel mult o lună de la primirea cererii. Termenul poate fi prelungit cu până la două luni suplimentare, în condițiile GDPR, cu informarea solicitantului.

Dacă există îndoieli rezonabile privind identitatea solicitantului, putem solicita informații suplimentare proporționale pentru verificare.

10. Dreptul de a depune plângere

Persoanele vizate pot depune plângere la:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP)

Website: https://www.dataprotection.ro

Exercitarea acestui drept nu este condiționată de contactarea prealabilă a Topone SRL.

Persoanele vizate au, de asemenea, dreptul de a se adresa instanțelor competente, în condițiile legii.

11. Securitatea datelor

Topone SRL urmărește implementarea unor măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor personale.

În funcție de riscuri și de sistemele utilizate, acestea pot include:

Restricționarea accesului la date;
Autentificare și control al permisiunilor;
Conexiuni securizate;
Actualizarea sistemelor informatice;
Copii de siguranță și proceduri de recuperare;
Instruirea persoanelor care gestionează date;
Evaluarea furnizorilor externi;
Proceduri de gestionare a incidentelor de securitate.

Măsurile efective trebuie să corespundă infrastructurii tehnice și organizatorice utilizate.

Niciun sistem informatic nu poate garanta eliminarea absolută a tuturor riscurilor de securitate.

12. Datele minorilor

Magazinul este destinat persoanelor care au capacitatea legală necesară pentru încheierea contractelor de cumpărare.

Nu urmărim colectarea intenționată a datelor personale ale minorilor în scopuri incompatibile cu legislația aplicabilă.

În cazul în care identificăm prelucrări necorespunzătoare ale datelor minorilor, vom lua măsurile necesare conform legii.

13. Decizii automate și profilare

Procesarea comenzilor poate implica operațiuni automatizate de administrare și actualizare a statusului acestora.

Utilizarea unor decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care produc efecte juridice sau afectează semnificativ persoanele, precum și existența profilării publicitare: [DE VERIFICAT ȘI COMPLETAT].

Dacă astfel de operațiuni sunt efectuate, vom furniza informațiile suplimentare obligatorii privind logica utilizată, importanța și consecințele prelucrării, precum și drepturile aplicabile.

POLITICA PRIVIND COOKIE-URILE

14. Ce sunt cookie-urile?

Cookie-urile sunt fișiere text de mici dimensiuni care pot fi stocate pe dispozitivul utilizatorului atunci când acesta vizitează un website.

Acestea pot permite funcționarea anumitor servicii, memorarea preferințelor și, în funcție de configurare, analizarea utilizării website-ului sau personalizarea publicității.

Website-ul poate utiliza și tehnologii similare, precum stocarea locală sau identificatori online.

15. Categorii de cookie-uri

15.1. Cookie-uri strict necesare

Acestea sunt necesare pentru funcționarea serviciilor solicitate de utilizator, precum securitatea, gestionarea sesiunii și funcționarea procesului de comandă.

În condițiile prevăzute de lege, utilizarea lor nu necesită consimțământ prealabil.

15.2. Cookie-uri de analiză și statistică

Acestea pot fi utilizate pentru a înțelege modul în care vizitatorii folosesc website-ul, paginile accesate și performanța generală.

Atunci când nu sunt strict necesare, vor fi activate numai după obținerea consimțământului valabil.

15.3. Cookie-uri de marketing și publicitate

Acestea pot fi utilizate pentru măsurarea eficienței reclamelor, crearea unor audiențe publicitare și afișarea de reclame relevante.

Astfel de cookie-uri și tehnologii similare vor fi utilizate numai în condițiile legii, inclusiv după obținerea consimțământului prealabil atunci când acesta este necesar.

15.4. Cookie-uri funcționale

Acestea pot memora anumite preferințe ale utilizatorilor.

Necesitatea consimțământului se stabilește în funcție de scopul și funcționarea efectivă a fiecărui cookie.

16. Lista cookie-urilor utilizate

[DE COMPLETAT DUPĂ AUDITAREA COOKIE-URILOR WEBSITE-ULUI]

Pentru fiecare cookie sau tehnologie similară utilizată, vor fi publicate cel puțin informațiile relevante privind:

Denumirea;
Furnizorul;
Scopul;
Categoria;
Durata de funcționare;
Caracterul propriu sau aparținând unei terțe părți;
Necesitatea consimțământului.

Lista nu poate fi stabilită definitiv înainte de identificarea domeniului, platformei și aplicațiilor instalate.

Nu declarăm utilizarea Google Analytics, Meta Pixel, TikTok Pixel sau a altor instrumente până când prezența acestora nu este confirmată.

17. Consimțământul pentru cookie-uri

La prima vizită, dacă website-ul utilizează cookie-uri neesențiale, utilizatorului i se va prezenta un mecanism de gestionare a consimțământului.

Acesta trebuie să permită exprimarea unei alegeri reale și informate, inclusiv acceptarea, respingerea și configurarea cookie-urilor neesențiale.

Cookie-urile care necesită consimțământ nu trebuie activate înainte ca utilizatorul să își exprime acordul valabil.

Lipsa unei acțiuni, simpla navigare sau căsuțele bifate în prealabil nu constituie consimțământ valabil.

Consimțământul poate fi retras ulterior la fel de ușor cum a fost acordat.

Link permanent pentru modificarea preferințelor: [DE COMPLETAT DUPĂ IMPLEMENTAREA PLATFORMEI DE CONSIMȚĂMÂNT].

18. Gestionarea cookie-urilor din browser

Utilizatorii pot șterge sau bloca anumite cookie-uri din setările browserului.

Blocarea cookie-urilor strict necesare poate afecta funcționarea unor caracteristici ale website-ului.

Setările browserului nu înlocuiesc obligația website-ului de a obține consimțământul atunci când acesta este necesar.

19. Servicii furnizate de terți

Website-ul poate utiliza servicii externe pentru găzduire, procesarea comenzilor, analiză, publicitate, comunicare și securitate.

Înainte de activarea acestor servicii, Topone SRL trebuie să verifice modul în care acestea prelucrează datele personale și dacă utilizează cookie-uri sau tehnologii similare.

Servicii externe efectiv instalate: [DE COMPLETAT].

Pentru fiecare serviciu relevant vor fi furnizate informațiile obligatorii privind operatorii implicați, scopurile prelucrării și eventualele transferuri internaționale.

20. Actualizarea politicii

Topone SRL poate actualiza această politică în cazul modificărilor legislative, al introducerii unor servicii noi sau al schimbării modului de prelucrare a datelor.

Versiunea actualizată va fi publicată pe website, cu indicarea datei ultimei modificări.

Atunci când legislația impune o informare suplimentară sau obținerea unui nou consimțământ, vom respecta aceste cerințe înainte de efectuarea prelucrărilor relevante.

21. Contact

Pentru întrebări privind confidențialitatea, cookie-urile și protecția datelor personale: